현재 업무혁신, 다시 말해 사무업무의 혁신의 업무자동화는 각종 제조기술이 발달이나 각종 콘텐츠 등의 발전에 비하면 매우 더디게 이루어지고 있습니다.
손에 들고 다니는 휴대폰만 보아도 하루가 다르게 변화되는 현실에 비하면 사무환경은 20년전과 크게 달라진 것이 없어 보입니다. 사무업무의 혁신이 다른 분야에 비해 상대적으로 더디게 이루어지는 이유는 여러 가지 요인이 있을 수 있습니다.
몇 가지 주요한 이유를 살펴보겠습니다.
1) 보수적인 문화와 저항
사무환경은 종종 보수적인 문화와 전통에 근거하여 운영됩니다. 새로운 아이디어나 기술 도입에 대한 저항이 발생할 수 있으며, 조직 내에서 혁신을 추진하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다.
2) 복잡한 시스템과 프로세스
많은 기업은 업무를 처리하기 위해 복잡한 시스템과 프로세스를 사용합니다. 이러한 시스템과 프로세스는 변경하기 어려울 수 있고, 업무혁신을 방해하는 장애 요소가 될 수 있습니다.
3) 기술적 제약과 부족한 IT 인프라
일부 기업은 업무자동화나 업무혁신을 위해 필요한 기술 및 IT 인프라를 갖추고 있지 않을 수 있습니다. 예를 들어, 데이터베이스(DB)의 부재나 활용도의 낮음, 느린 네트워크 속도 등이 제약 요소가 될 수 있습니다.
4) 비용 및 리소스 제약
업무자동화나 업무혁신은 초기 투자 및 개발 비용이 필요합니다. 일부 기업은 이러한 비용 부담으로 인해 혁신에 소홀하거나 지체할 수 있습니다.
5) 조직 구조와 의사 결정 과정
조직 구조와 의사 결정 과정의 미비함은 혁신의 장벽이 될 수 있습니다. 정체성 유지, 계급 구조 등으로 인해 정보 공유와 의사 결정 프로세스가 느리고 복잡할 경우 혁신 추진에 어려움을 겪게 됩니다. 또는 일부 조직에서는 역량 개발 및 변화 관리에 대한 충분한 교육과 인식 부족으로 인해 진전되기 어려울 수도 있습니다.
이와 같이 예전에 팩스로 처리하던 것을 이메일이나 카톡으로 대체하는 정도입니다.
물론 일부 스타트업에서 각종 협업툴 등의 사용과 일부 대기업의 RPA의 업무혁신 및 업무 자동화의 도입으로 예전보다 많이 발전된 모습을 보이기도 하지만 아직도 많은 기업에서는 20년전과 비슷한 방식으로 업무를 하는 경우가 훨씬 더 많은 것 같습니다.
경험에 비추어 볼때 왜 업무자동화나 업무혁신이 어렵고 더딘 가를 생각해 보면 이는 데이터베이스(DB)의 보급이나 활용도가 극히 낮은데 있다고 보여집니다. 일부기업은 DB(ERP 등)가 아예 없는 경우도 있고 DB가 있어도 여러가지 현실적인 제약으로 활용도가 매우 낮은 경우입니다.
기업의 업무용 소프트웨어는 대다수 DB를 기반으로 만들어 졌기에 대기업은 당연하고 일정규모 이상의 기업에서는 ERP 등의 업무시스템 도입을 통해서 DB를 사용하고 계실 것입니다. 그런데 ERP 등의 업무자동화시스템이 도입되지 않아 엑셀만 활용하는 중소기업도 아직은 굉장히 많은 것이 현실입니다.
그런데 ERP 등을 도입하여 사용중인 회사 대부분은 DB를 제대로 활용하고 계실까요?
사실 업무처리과정을 자세히 관찰하면 그렇지 못한 경우가 아주 많아 보입니다. 원래 ERP 등의 업무혁신시스템을 매우 잘 구축해서 사용 중이라면 ERP에서 업무의 대부분이 수행되고 끝이 나야 합니다. 그런데 현실은 그렇지 않은 경우가 많습니다.
많은 회사들이 ERP 사용 따로 업무처리 따로 하는 경우가 많습니다. 심지어는 대부분의 통계나 보고서 업무는 엑셀에서 먼저 처리하고 회계처리 등에 필수적인 데이터만 나중에 ERP 등의 업무혁시스템에 입력하는 경우도 흔하게 발생합니다.
실제 업무처리와 ERP 등의 사용이 괴리되는 이유?
첫째, ERP 등의 업무시스템에 입력해야 하는 데이터가 굉장히 많은데 기업에서 이를 못 따라가는 경우도 많습니다. 이로 인하여 ERP의 많은 기능이 데이터 부족으로 제대로 활용이 안되는 경우가 많습니다.
둘째, ERP 등의 업무시스템이 기업의 환경변화나 요구에 따라 쉽게 변화가 되어야 하는데 실제 현실은 이를 반영하기가 매우 어려운 구조입니다.
업무시자동화시스템을 처음 도입시에는 당시 상황에 맞게 잘 도입을 해도 빠르게 변화하는 산업환경과 사업분야 변화, 조직 및 인원 확대 등의 변화요인에 대응해 업무시스템도 계속 변화해야 하는데 복잡한 ERP 등의 업무시스템 특성상 개별기업의 상황변화에 따라서 업무혁신에 대한 자동화를 적기에 변경을 하기가 비용측면이나 개발인력측면에서 쉽지 않을 것입니다.
결국 개별기업의 현실에 맞게 업무자동화를 빠르게 대응이 되어야 하는데 현실적으로 이게 쉽지 않습니다.
실제 대다수 기업에서 중요한 업무처리는 ERP 등의 업무시스템과는 별개로 중요한 통계나 보고서 업무 등이 엑셀에서 이루어지고 이 자료는 결국 각각의 업무처리 담당자 PC에 개별 파일형태로 보관되고 이로 인해 회사내에 공유되지 않고 사장되는 경우가 비일비재 합니다. 그래서 업무자동화나 업무혁신도 매우 어려워지는 것이 현실입니다.
업무혁신의 핵심은 체계적으로 데이터를 축적하고 축적된 데이터의 활용을 얼마나 극대화할 수 있는가에 성패가 달려있다고 생각합니다.
업무자동화에 가장 중요한 분야의 RPA로 이는 직접 코팅을 통해서 자동화를 구현하는 것 보다 빠르고 유지보수가 쉬운 것은 맞지만 문제는 개발자가 아닌 일반직원이 다루기에는 매우 어렵다는 문제가 있습니다.
하지만 이지오피스는 이에 대한 해결방안을 DB 그 자체와 엑셀에서 찾았습니다.
사용자가 스스로 DB를 스스로 확장할 수 있게 하고 (Table의 추가) 정형화된 틀이나 화면에서 벗어나 엑셀에서 쉽고 빠르게 다양한 데이터를 추출하고 (Select)추출한 데이터를 분석, 가공하여 보관이 필요한 데이터는 Cloud DB에 직접 입력, 수정할 수 있도록 개발하였습니다.
빠르고 효율적인 업무처리를 위해 엑셀에서 동시에 여러 곳에 메세지나 이메일, 문자를 보낼 수 있는 기능을 부가적으로 제공합니다.
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RPA의 최대 단점인 개발자가 아닌 일반직원이 습득하기 어려운 문제를 SQL문과 엑셀수식의 조합으로 해결하고 여기에 RPA를 결합하는 방식을 구현하여 엑셀에 익숙한 일반직원들도 직접 업무자동화 시나리오를 개발 가능하도록 하였습니다.
DB를 아직 도입하지 않은 업체는 이지오피스 Solution으로 업무시스템을 구축할 수도 있고 기존의 DB 즉, ERP 등의 업무시스템이 있는 경우 이를 보완하는 방식으로 구성하여 업무자동화를 통한 효율성을 극대화할 수 있습니다.
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