효율적이고 스마트한 조직으로 발전하려면 어떻게 해야할까요?
우선 회사 내에 정보와 데이터의 축적 및 공유가 잘 되고 직원들이 이를 활용하여 자율적이고 능동적으로 업무가 진행되고 상시적으로 데이터에 기반하여 의사결정이 이루어지도록 해야 할것 입니다.
효율적이고 스마트한 조직이 되기 위해서는 주요 데이터와 정보의 공유가 무척이나 중요한데, 이를 잘 보여주는 역사적 사실이 2차 대전때 독일과 영불 연합군과의 기갑 전투입니다.
2차대전 초기 독일의 전차는 영불 연합군의 전차에 비해 오히려 전반적인 성능은 떨어진 반면 모든 전차에 무전기가 설치되어 있어 전차부대가 조직적으로 움직인 반면 영불 연합군 전차에는 무전기가 없어 전차가 각자 전투를 치루는 방식으로 대응하였습니다.
그 결과 영불 연합군은 개전 1주일만에 전세가 기울어 몰락하기 시작했습니다. 물론 전술의 차이 등 많은 요소가 결합된 결과이지만 독일의 기갑부대가 정보공유를 바탕으로 조직적이고 일사불란하게 작전을 수행한 것도 한 요인인것만은 확실해 보입니다.
효율적이고 스마트한 조직을 구축하기 위한 구체적인 방법으로 이번에는 업무용 메신저와 웹훅(webhook)에 대하여 설명해 보겠습니다.
먼저 업무용 메신저는 기업에서 사용하는 카톡 정도로 이해하시면 될 것이고 휍훅은 (좀 생소한 분들이 많이실 듯) 웹 어플리케이션에서 다른 어플리케이션으로 데이터를 전송하는 방법 중 하나인테 이를 업무용 메신저와 연계해서 활용하면 기업운영에 아주 유용하게 사용할 수 있습니다.
다시말해 RPA나 저희가 만든 ERS(Excel+SQL+RPA)을 활용하면 어떤 이벤트 바생 시 그 상황에 맞는 문제 마세지를 업무용 메신저에 자동으로 보낼 수 있습니다. (텔레그램 등에도 가능) 이에 대한 사례는 이 글 말미에 소개해드리겠습니다.
첫번째 업무용 메신저를 자세히 소개하자면,
업무용 메신저에는 대표적인 것이 잔디, 슬랙, 카카오워크스페이스, 네이버웍스 등이 있습니다. 혹시 회사에서 업무용 메신저 대신 카톡으로 업무내용을 공유하고 대화하시나요? 제 경험으로는 작은 기업이든 큰 기업이든 업무용 메신저를 반드시 사용해야 한다고 생각합니다. 어쩌면 작은 기업일수록 더 필요할 수도 있습니다. 작은 기업일수록 적은 인원으로 많은 부분을 대응해야 하기 때문입니다. 업무자동화도 마찬가지 입니다.
심지어 회사내에서 업무용으로 카톡을 많이 쓰다보니, 직원들이 PC 카톡버전을 업무용 PC에 설치하여 사용하는 경우도 있습니다. 그런데 이는 업무에 대한 집중력과 효율을 매우 떨어트리는 결과를 야기할 수 있습니다. 인간의 뇌는 원래 멀티태스킹이 안 되는 구조입니다.
예를 들어음악을 클고 공부를 한다고 가정하면 공부에 완전히 집중한 상태에서는 음악소리를 거의 듣지 못하게 되는데 만약 음악소리가 간간히 들린다면 이는 공부에 집중을 못하고 있는 상태가 틀림없습니다.
즉, 뇌는 멀티태스킹이 안되기 떄문에 뇌의 관심영억을 공부로 옮겼다가 음악으로 옮기기를 반복하고 있는 상태로 결국 두가지에서 모두 효율이 떨어지게 됩니다. 따라서 직원들이 업무 중에 카톡에서 오는 업무용 메시지와 개인용 메시지를 너무 자주 보게 되면 당연히 업무의 집중도와 효율성이 떨어지게 되는데 PC에 카톡이 설치되어 수시로 카톡을 확인하면 업무상 오류도 많아지고 효율성도 당연히 떨어지게 됩니다.
따라서 회사에서는 업무용 메시지를 보는 것은 불가피한 상황임으로 업무용 메신저와 개인용 메신저를 분리해서 운용하고 직원들이 업무 시간 중에 너무 자주 개인용 메신저 확인을 하지 않도록 하는 것이 좋습니다.
그러무로 업무 집중도와 생산성을 높이려면 PC와 모바일에서 모두 가능하고 웹훅도 사용이 가능한 업무용 메신저를 사용하는 것이 좋은 대안이라고 생각합니다. 요즘 개발된 업무용 메신저는 웹훅 수신도 가능하고 여러 다양한 외부서비스(G메일, goole캘린더, 트렐로 등) 와 연동이 가능하여 외부 서비스 등에서 발생하는 이벤트를 업무용 메신저에서 모두 모아서 확인 할 수 있어 매우 편리합니다.
두번째, 웹 훅을 활용하는 방법을 설명하자면
각종 업무에 RPA 등을 이용하여 자동화를 하고 그 처리 여부 및 결과를 요약하여 웹훅을 이용하여 업무용 메신저에 메시지 형태로 보낼 수 있습니다. 예를 들어 회사 영업팀에서 수주한 결과가 수시로 DB에 입력이 된다고 가정하면 RPA 등을 활용하여 일정간격으로 푀신 수주내용을 조회하여 요약내용이나 특이점 등을 작성하여 업무용 메신저의 대화방에 해당 내용을 게시할 수 있습니다.
그러면 영업팀 외의 다른 부서에서도 이를 보고 원자재 구매 등 관련업무에 빠르게 대응할 수있을 것입니다. 웹훅을 이용하여 메시지를 보낼 때 특정사람에게만 보낼 수도 있고 단체 대화방에 보낼 수도 있어 상황에 따라 적절하게 활용할 수 있습니다.
예를 들어 회사 영업팀에서 수주한 결과가 수시로 DB에 입력이 된다고 가정하면 RPA 등을 활용하여 일정간격으로 푀신 수주내용을 조회하여 요약내용이나 특이점 등을 작성하여 업무용 메신저의 대화방에 해당 내용을 게시할 수 있습니다. 그러면 영업팀 외의 다른 부서에서도 이를 보고 원자재 구매 등 관련업무에 빠르게 대응할 수있을 것입니다.
웹훅을 이용하여 메시지를 보낼 때 특정사람에게만 보낼 수도 있고 단체 대화방에 보낼 수도 있어 상황에 따라 적절하게 활용할 수 있습니다. 다시 말해 회사의 각종 정보가 지속적이고 주기적으로 수집이 되고 있다면 이를 바탕으로 여러 데이터를 조회하여 비교, 분석, 가공하여 각 팀에 필요한 데이터와 특이점을 찾아서 회사내의 여러 팀과 개인에게 업무용 메신저와 웹훅을 통하여 자동으로 적기에 정보를 공유할 수 있으므로 회사내에서 여러 분야에 매우 유용하게 사용할 수 있습니다.
다양한 주기별(시간대별, 일별, 주별, 월별 등)로 여러 데이터를 조회 및 비교하여 오류 가능성이 있는 부분 등을 찾아 적기에 오류를 바로 시정하도록 안내할 수도 있고 외부에서 오는 이메일이나 문자를 필터링하여 주요사항을 게시하여 적기에 대응케 할 수 있고, 중요한 각종 정보(수주, 생산, 입출고, 입출금, 카드사용내역 등) 등을 요약하여 대화방에 게시하는 등 다양한 활용이 가능합니다. 또한, 이런 방식을 활용할 경우의 장점은 정보공유를 통해 업무담당자들이 능동적으로 일을 할 수 있게 함으로써 관리자와 일반직원 간의 업무상 마찰도 줄어들고 업무상 오류발생 비율도 현저히 낮출 수 있습니다.
업무용 메신저와 웹훅의 활용 예
- RPA 등을 활용 페덱스 화물위치 추적결과와 관세텅 통관기록을 바탕으로 수입물품의 당일 입고대상을 판정하여 입고대상 분류결과
- 및 해당 물품에 대한 예상 납품처 분류결과를 작성한 후 업무용 메신저에 요약한 내용을 게시
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